Procesoptimalisatie en automatisering met Power Platform

Herkent u dit?

Het begint meestal
met een frustratie

Iemand die elke week hetzelfde overtypt. Een planning die niemand vertrouwt. Een factuur die te laat vertrok. Daar begint het bijna altijd. Vaak zit er meer achter: mensen passen zich aan, en net daarom kijkt niemand er nog naar. De frustratie is het signaal, het proces erachter is wat we aanpakken.

Informatie verspreid over mails, Excel en hoofden

Twee keer ingeven wat al ergens bestaat

Tijd verliezen aan werk dat zichzelf kan doen

Fouten die pas veel later opvallen

Software die niet doet wat u nodig hebt

Medewerkers die omwegen verzinnen rond het systeem

Resultaten in de praktijk

Zo ziet het eruit
in de echte wereld

Vijf projecten uit vijf sectoren. De sector doet er niet toe, uw probleem wel. Telkens dezelfde aanpak: een oplossing die het werk echt lichter maakt, met een blik op het scherm zelf.

Centrale projectdatabank voor een internationale industriële groep

Industrie

Projectenlijst met filters op impact, resources en programma — Projectenlijst

Dashboard met signalen, KPI per project, planning en verdeling per area en lead (nagebouwd met fictieve gegevens) — Dashboard

Uitdaging

Projectinfo verspreid over mails, bestanden en hoofden, zonder versiecontrole of overzicht.

Oplossing

Eén centrale tool waar het team zelf projecten en KPI's bijhoudt, elke wijziging op naam. Dashboard en overzicht per mail, met één klik.

Eén single source of truth voor het volledige team

Mystery shopper rapporteert live vanuit de winkel

Retail

Mystery shopper vult de checklist in op zijn gsm, met foto's per vraag — App in de winkel

Automatisch rapport met score, groen/rood per vraag en foto's — PDF, automatisch

Uitdaging

Na elk winkelbezoek uren werk: foto's sorteren, alles in PowerPoint zetten, versturen.

Oplossing

In de winkel vult hij de checklist in op zijn gsm, met foto's. Eén druk op verzenden en de winkel heeft een nette PDF.

Rapport bij de klant nog voor de shopper de winkel uit is

Wachttijden en boetes terugdringen bij petrochemie

Petrochemie & Logistiek

Weekplanning laadslots met status per vrachtwagen (nagebouwd met fictieve gegevens) — Planning, live

Maandrapport per transporteur: verdeling, percentage te laat en uren afwijking (nagebouwd met fictieve cijfers) — Maandrapport transporteurs

Uitdaging

Grote boetes voor wachttijden, en geen zicht op wie wanneer aankomt.

Oplossing

De receptie klikt een vrachtwagen aan, het magazijn ziet live of hij op tijd is. Transporteurs krijgen maandelijks een KPI-rapport met hun score.

Wachttijdkosten significant teruggedrongen

Boekingen, voorschotten en facturen in één kalender

Verhuur & Events

Overzicht van alle boekingen per fase, van aanvraag tot afgewerkt — Overzicht per fase

Boeking met voorschotfactuur en voorbeeld van de factuur — Factuur vanuit de boeking

Uitdaging

Geen overzicht van wie bevestigd of betaald had, dubbele boekingen door een vergeten agenda, lege plekken door een vergeten annulatie.

Oplossing

Één kalender waarin elke boeking haar fase heeft, van aanvraag tot afgewerkt. Voorschot- en eindfactuur vertrekken vanuit de boeking zelf.

Geen dubbele boekingen meer, en elke boeking en factuur in één oogopslag

Productieopvolging op de lijn, pallet per pallet

Food, chocolade

Operatorscherm met order, product, voortgang per pallet, stilstand per machine en gewichtscontrole (nagebouwd met fictieve gegevens) — Aan de lijn

Productierapport per order met voortgang, stilstand en gewichtscontrole (nagebouwd met fictieve gegevens) — Rapport voor planning en kwaliteit

Uitdaging

Planning en kwaliteit wisten pas achteraf hoe een order gelopen was: stilstanden, afwijkingen en voortgang zaten in hoofden en op papier.

Oplossing

De operator kiest het order, ziet het eindproduct en drukt bij elke pallet op "Pallet klaar": een groen of rood bolletje zegt meteen of hij goed bezig is. Ingrediënten worden automatisch afgeboekt en het eindproduct opgeboekt; planning en kwaliteit zien alles live in het rapport.

Productie weet meteen of ze goed bezig is, voorraad klopt de hele dag, planning en kwaliteit kijken live mee

Uw probleem staat hier nog niet

Elke case hierboven begon als een frustratie waar niemand een naam voor had. Vertel me de uwe. Welke sector of welk proces maakt niet uit.

Gratis intake, tot een uur →

Alle cases bekijken, met grotere schermen →

Wat ik doe: procesoptimalisatie en automatisering

Tools die werken
voor uw team

Analyse en uitvoering in één hand. Procesoptimalisatie, automatisering, rapportering en Excel-advies voor KMO's in Oost-Vlaanderen en heel Vlaanderen. Vier diensten, één aanpak.

Procesanalyse

Eerst kijken waar tijd verloren gaat

Eerst begrijpen, dan snel een proof of concept. Zo spreken we van bij de start over hetzelfde, voor we verder bouwen.

Apps (Power Apps)

Apps die het werk lichter maken

Kwaliteitschecks digitaal in productie
Inventaris bijhouden in het magazijn
Techniekers verwittigen bij defecten, met foto's
Waar handig: zelf velden en keuzelijsten aanpassen, zonder extra ontwikkelingskosten

Dashboards (Power BI)

Alles in één duidelijk overzicht

Productiestatus live op de werkvloer
Financiële rapportage per product of sector
Master data controle voor foutloze processen

Automatisatie (Power Automate)

Repetitief werk automatiseren

Automatisch documenten genereren na formulierinvulling
Mails en notificaties op het juiste moment versturen
Workflows starten op basis van events of tijdstip

Hoe werkt het

Vijf stappen,
geen verrassingen

Eerst uitzoeken waar het knelt, dan bouwen in de Microsoft-omgeving die u al hebt, te beginnen met een werkende proof of concept.

Intake

Tot een uur, bij u of online. U vertelt waar het wringt, en we bekijken samen of digitaliseren hier het antwoord is.

tot 1 uur, gratis

Verdieping met het team

Eén tot vier uur met de mensen die het werk doen. Ik laat me het proces van begin tot eind uitleggen en lijst op waar het beter kan.

1 tot 4 uur

Analyse en proof of concept

Ik werk de analyse uit en bouw een eerste versie die u meteen kan uitproberen. Daarna verfijnen we samen met het team.

vanaf 3 dagen

Testen en bijsturen

De gebruikers testen in hun echte werk, ik pas aan wat niet klopt. Opleiding en handleiding als dat nodig is.

in afspraak

Go-live en opvolging

De tool gaat in gebruik en ik blijf in de buurt tot alles vlot draait. Maatwerk staat in uw eigen Microsoft-omgeving.

korte opvolging

Liever doorlopende ondersteuning? Ik kan ook op vaste dagen per week in uw team meewerken.

Plan uw gratis intake →

Wat opdrachtgevers zeggen

Reacties uit
de praktijk

“

Vanaf het eerste gesprek was er een klik. Onze wensen werden vertaald naar een oplossing die perfect aansloot bij onze behoeften en zelfs meer bood dan we hadden verwacht. Het was indrukwekkend om onze ideeën werkelijkheid te zien worden. Professioneel, betrokken en een absolute aanrader.

Business Process ManagerEngineering

“

Nu kunnen we eindelijk objectief aantonen welke transporteurs betrouwbaar zijn. En we hebben onze processen veel meer kunnen standaardiseren.

Logistiek managerLogistiek

“

Dit werkt zo goed, mag het ook uitgerold worden naar onze plants in Duitsland en Frankrijk?

Continuous Improvement ManagerInternationale productiegroep

“

Echt leuk! Als we op de knop drukken en het bolletje wordt groen, zien we meteen dat we goed bezig zijn. Dat geeft een fijn gevoel.

Medewerkers productieVoedingsbedrijf

“

Dit hadden we echt nodig. We kunnen onze audits nu veel beter voorbereiden en onderbouwen. En loopt er iets mis in productie, dan zijn we er meteen bij.

KwaliteitsverantwoordelijkeVoedingsbedrijf

“

Wat mij vooral opviel, is haar vermogen om snel oplossingsgericht te denken en collega's te motiveren. Naast haar vakinhoudelijke kwaliteiten is zij een prettige collega om mee samen te werken. Communicatief vaardig, collegiaal en altijd bereid om een stap extra te zetten.

Learning & Development CoordinatorIndustrie, interne opdracht

Ook aan de slag bij

Over Flow4Q

Sabine Beke

Flow4Q staat voor Flow for Quality: vlotte processen die leiden tot betere kwaliteit. Na meer dan 15 jaar in uiteenlopende bedrijven weet ik één ding zeker: de grootste winst zit niet in een duur systeem, maar in een oplossing die aansluit bij hoe mensen echt werken.

Vanuit Lokeren help ik bedrijven in heel Vlaanderen, van productie tot boekhouding. Ik ben geen analist die een rapport achterlaat, en geen ontwikkelaar die bouwt wat in een lastenboek staat. Ik doe beide: begrijpen wat er speelt en er snel een werkende versie tegenover zetten. En ik werk heel visueel: kleuren, bolletjes en balkjes in plaats van tabellen vol cijfers, zodat iedereen in twee seconden ziet of het goed zit. Zo weinig mogelijk klikken, zo veel mogelijk resultaat.

Procesanalyse Power Platform Proof of concept Gebruiksvriendelijkheid Productie & kwaliteit KMO & corporate

Veelgestelde vragen

Moet ik extra software of licenties kopen?

Meestal niet. Power Apps, Power Automate en SharePoint zitten in de meeste Microsoft 365-abonnementen die bedrijven al hebben. Power BI vraagt soms een extra licentie per gebruiker. Ik check dit tijdens de intake, zodat u vooraf weet waar u aan toe bent.

Hoe zit het met continuïteit?

Dat hangt af van wat we afspreken. Maatwerk voor u staat in uw eigen Microsoft-omgeving, op uw naam: u kan er altijd zelf mee verder of een andere partij erbij halen, en ik documenteer wat ik bouw. Werkt u met een tool die ik al eerder ontwikkelde, dan blijf ik daar eigenaar van en leggen we vooraf vast hoe u ze blijft gebruiken.

Onze processen zitten in Excel en in hoofden. Is dat een probleem?

Nee, dat is het vertrekpunt van bijna elk project. Ik haal de kennis uit de Excel en uit de gesprekken en zet ze om in iets wat iedereen kan gebruiken. Excel verdwijnt trouwens niet altijd: soms blijft het de beste tool voor een deel van het werk.

Hoeveel tijd vraagt dit van ons team?

De intake: tot een uur. Bij het bouwen van de eerste versie: een paar korte gesprekken met de mensen die het werk doen, en nadien wat tijd om de versie uit te proberen en feedback te geven, afhankelijk van de grootte van de tool. Ik vraag geen ellenlange workshops.

Werkt u ook voor kleine bedrijven?

Ja, graag zelfs. Een groot deel van mijn klanten zijn Belgische KMO's met een concreet probleem en zonder eigen IT-afdeling. Juist daar maakt een gerichte tool het meeste verschil.

Het kan efficiënter.
Samen zoeken we waar.

Het begint meestal
met een frustratie

Zo ziet het eruit
in de echte wereld

Centrale projectdatabank voor een internationale industriële groep

Mystery shopper rapporteert live vanuit de winkel

Wachttijden en boetes terugdringen bij petrochemie

Boekingen, voorschotten en facturen in één kalender