Boekingen, reservaties, verhuur, events

Boekingssysteem dat ook factureert

Een boeking is zelden alleen een datum in een agenda. Er hoort een aanvraag bij, een bevestiging, een voorschot, een factuur, een annulatie misschien. Wie dat in een agenda, een mailbox en een boekhoudpakket bijhoudt, boekt vroeg of laat dubbel, of vergeet te factureren.

Gratis intake, tot een uur Bekijk cases

Waar het bij boekingen misloopt

De aanvraag komt per mail, de agenda staat op papier of in Outlook, de factuur in het boekhoudpakket. Drie plekken, drie kansen om iets te vergeten. En de klant belt om te vragen of zijn boeking nu bevestigd is.

Wat de app doet

Eén kalender waarin elke boeking een fase heeft: aangevraagd, voorschot gevraagd, voorschot betaald, rest gevraagd, afgewerkt, geweigerd, geannuleerd. Vanuit de boeking zelf maakt u de voorschot- en eindfactuur, en de app houdt bij wat betaald is. Een statusbord toont alle boekingen per fase, en de mails naar de klant vertrekken vanuit de app.

Statusbord met alle boekingen per fase, van aanvraag tot afgewerkt
Statusbord met alle boekingen per fase, van aanvraag tot afgewerkt (nagebouwd met fictieve gegevens)

Kalender met kleur per fase

Eén blik op de maand: wat is bevestigd, wat wacht op een voorschot, wat is geannuleerd. Geen dubbele boekingen meer.

Boeking met historiek

Klant, periode, bedrag, voorschot, opmerkingen, en alles wat er al mee gebeurde. Eén scherm per boeking.

Facturen vanuit de boeking

Voorschot- en eindfactuur, met uw layout, direct uit de boeking. Betaald of niet staat ernaast.

Mails naar de klant

Bevestiging, voorschotvraag, welkomstmail: vanuit de app, met het juiste adres. Niemand hoeft iets op te zoeken.

Statusbord

Alle boekingen in kolommen per fase. U ziet in één oogopslag waar iets blijft hangen.

Overzicht voor de boekhouding

Alle facturen en creditnota's in één lijst, exporteerbaar naar Excel voor uw boekhouder.

Hoe ik het aanpak

  1. Ik volg eerst een boeking van begin tot eind

    Van de eerste mail tot de laatste factuur. Elke stap die vandaag handwerk is, wordt een status in de app.

  2. Proof of concept met uw echte boekingen

    Een werkende kalender met de boekingen van de komende maanden. U gebruikt ze twee weken, dan passen we aan.

  3. Facturen en mails erbij

    Pas als de kalender klopt, komen de facturen en de automatische mails. Eerst het overzicht, dan de automatisering.

  4. Overzicht voor de boekhouding

    Een export van alle facturen en betalingen, zodat uw boekhouder niets meer moet overtypen.

Uit de praktijk

Een verhuurbedrijf had geen overzicht van wie bevestigd of betaald had. Dubbele boekingen door een vergeten agenda, lege plekken door een vergeten annulatie. Nu heeft elke boeking haar fase in één kalender, en vertrekken voorschot- en eindfactuur vanuit de boeking zelf.

Geen dubbele boekingen meer, en elke boeking en factuur in één oogopslag.

Veelgestelde vragen

Voor welke sectoren werkt dit?

Verhuur van zalen, materiaal of vakantiewoningen, events, opleidingen, afspraken bij een dienstverlener. Alles waar een datum, een klant en een betaling samenkomen.

Kunnen klanten zelf online boeken?

Dat kan, via een formulier op uw website dat rechtstreeks een aanvraag in de kalender zet. U bevestigt, de rest loopt vanzelf.

Hoe zit het met facturen en btw?

De app maakt de factuur met uw layout, nummering en btw-regels. Voor de boekhouding zelf blijft u uw boekhoudpakket gebruiken, de app levert de gegevens aan.

Wat als we al een boekhoudpakket hebben?

Prima. De app vervangt uw boekhouding niet, ze zorgt dat elke boeking correct en op tijd gefactureerd wordt. Uw boekhouder krijgt een export; een rechtstreekse koppeling bekijk ik per pakket, zonder beloftes vooraf.

Hoe snel kan dit draaien?

Een werkende kalender met statussen staat er binnen enkele dagen. Facturen en mails volgen in de ronde erna.

Ook interessant

Excel vervangen door een appWanneer uw bedrijf te groot wordt voor ExcelPower BI dashboard voor KMO'sCijfers die zichzelf vernieuwen

Benieuwd wat er in uw geval mogelijk is?

Start met een gratis intake van maximaal een uur. Samen kijken we waar de grootste winst zit, vrijblijvend en zonder verplichtingen.

Neem contact op Bel +32 474 62 71 87